Bir Tekstil Üreticisi Tedarik Süresini Nasıl %40 Kısalttı

Başlangıç noktası

İstanbul'da orta ölçekli bir tekstil üreticisi hızla büyüyordu. Ciro bir yılda %35 artmış, ama tedarik tarafı bu hıza yetişememişti. Siparişler ihtiyaç çıktıkça veriliyor, tedarikçiyi o gün satın alma müdürünün aklına kim gelirse o belirliyor, teslim tarihleri de tahminden öteye geçmiyordu.

Şirket, tedarik akışını sıfırdan kurmak için Nucifera Global ile çalışmaya başladı.

Karşımızdaki tablo

İlk incelememizde, hızlı büyüyen üreticilerde sık karşılaştığımız bir manzara çıktı karşımıza:

• Yazılı bir tedarikçi eleme süreci yoktu. Yeni tedarikçiler tek bir telefon görüşmesiyle işin içine giriyordu
• Satın alma kararları birbirinden kopuktu. Her ürün hattı yöneticisi, ortak bir ölçüt olmadan kendi tedarikçisini seçiyordu
• Teslim süreleri görünmüyordu. Sipariş verildikten teslim alınana kadar durumu izleyecek bir düzen yoktu
• Kalite kontrolü ancak sorun çıkınca devreye giriyordu. Kusurlar kaynağında değil, mal depoya geldiğinde fark ediliyordu
• Siparişlerin %60'ında bütçe aşılıyordu. Kayda geçmeyen değişiklikler yüzünden verilen fiyatla gelen fatura çoğu zaman tutmuyordu

Neleri değiştirdik

Nucifera Global, satın alma ekibiyle birlikte 12 hafta süren, üç aşamalı bir çalışma yürüttü.

Aşama 1: Süreci çıkarmak ve boşlukları görmek

Ekip, talepten ödemeye kadar tedarik akışının her adımını tek tek yazıya döktü. Bu çalışma, sürecin yazılı bir ölçüte değil de kişinin o anki kararına kaldığı 23 karar noktasını ortaya çıkardı.

Aşama 2: Akışı yeniden kurmak

Yeni akış dört temel değişiklik getirdi:

• Kalite, maliyet, teslimat ve uyum başlıklarına ağırlık veren standart bir tedarikçi karnesi
• Belirli bir tutarın üzerindeki her satın almada en az üç teklif kuralı
• Her kilometre taşında durumu otomatik bildiren, aşama aşama ilerleyen sipariş takibi
• Tedarikçinin risk seviyesine göre devreye giren sevkiyat öncesi denetim kuralları

Aşama 3: Ekibi hazırlamak

Satın alma ekibi, yeni akışı sahada uygulayarak öğrendi. Her ekip üyesi, kendi başına çalışmaya geçmeden önce sıradaki üç siparişini yanındaki koçla birlikte bu süreçten geçirdi.

Sonuçlar

Uygulamadan altı ay sonra rakamlar net bir tablo çiziyordu:

• Tedarik süresi %40 kısaldı. Talepten teslim onayına kadar geçen süre ortalama 18 günden 11 güne indi
• Maliyet sapması %12'den %3'e düştü. Şartnamelerin sıkılaşması ve üç teklif kuralı, fiyat sürprizlerinin çoğunu ortadan kaldırdı
• Zamanında teslimat oranı %71'den %94'e çıktı. Aşamalı takip, gecikmeleri düzeltmeye fırsat kalacak kadar erken yakaladı
• Mal kabuldeki kusur oranı yarıya indi. Sevkiyat öncesi denetimler, sorunları mal yola çıkmadan yakaladı
• Tedarikçi sayısı %30 azaldı. Karne, daha az ama daha iyi elenmiş tedarikçinin daha tutarlı iş çıkardığını gösterdi

Akılda kalanlar

Bu dönüşüm yeni bir teknoloji gerektirmedi. Şirket, elindeki ERP sistemiyle devam etti. Asıl değişen şey, kararların etrafındaki düzendi. Bu düzen şunu belirledi: tedarikçiyi kim değerlendiriyor, teklifler nasıl kıyaslanıyor, denetim ne zaman yapılıyor, hangi durumda iş bir üst makama çıkıyor.

Sonuçları üç ilke belirledi:

• Önce çıkarın, sonra iyileştirin. Çıkarmadığınız bir süreci iyileştiremezsiniz
• Önemli olanı ölçün. Karne, ekibe tedarikçi performansını konuşacak ortak bir dil kazandırdı
• Dar başlayın, sonra yayın. Pilot, şirketin tamamına geçmeden önce tek bir ürün kategorisinde döndü

Nucifera Global, bu üreticiyle çalışmayı sürdürüyor. Sırada, kurduğumuz tedarik düzenini ham madde ve ambalaj kategorilerine taşımak var.